Question : Comment extraire une sélection de fiches d’un corpus pour créer un autre corpus ?

Niveau : Administration

Commandes concernées : CRP-21 , CRP-23

Réponse :

Partons de l’exemple suivant : soit une fichothèque possédant un corpus appelé « Documents » dans lequel se retrouvent entre autres des fiches décrivant des vidéos, ces fiches se distinguant via un mot-clé particulier et supposons qu’à l’usage il apparait que ces fiches vidéos devraient être traitées dans un corpus à part (deux raisons parmi d’autres pour justifier un tel choix : besoin d’avoir des champs spécifiques pour les vidéos et besoin de leur appliquer un traitement distinct des autres documents, un corpus particulier est alors plus simple à gérer qu’une sélection par mot-clé).

Cette demarche va se faire en suivant ces étapes :

  • 1) Dupliquer le corpus « Documents » en créant un nouveau corpus « Vidéos » via la commande Clonage de la structure d’un corpus qui se trouve à la page Commandes avancées du corpus Documents. On indique dans le champ Nom du nouveau corpus le nom technique du nouveau corpus, video en l’occurrence. Un nouveau corpus corpus_video est créé, il est intitulé « Documents (2) » et il est identique au corpus « Documents » y compris les insertions et les commentaires éventuels. Comme tout nouveau corpus, il est placé à la fin de la liste des corpus.

  • 2) Sélectionner les fiches à transférer (dans notre exemple, en se basant sur le mot-clé)

  • 3) Retourner dans la page Commandes avancées du corpus Documents et aller sur la commande Duplication de fiches. On saisit video dans le champ Corpus de destination , on sélectionne l’option Fiches de la sélection en cours ; il est utile de sélectionnner l’option Créer un lien entre la fiche d’origine et la fiche dupliquée en utilisant le mode de son choix afin de conserver un lien entre la fiche d’origine et la fiche dupliquée, le temps de vérifier que tout c’est bien passé. On peut alors valider la commande et on voit apparaitre la correspondance entre les fiches existantes et les nouvelles.

  • 4) Après vérification, supprimer les anciennes fiches avec une saisie en masse (on note l’importance de conserver la liste des fiches affichées à la fin du point 3), la suppression de ces fiches n’est pas faite automatiquement pour pouvoir revenir facilement en arrière en cas d’erreur.