Question : Qu’est-ce que la saisie en masse ?

Créer un grande nombre de fiches en une seule fois avec des données récupérées sous forme tabulaire

Niveau : Administration

Commandes concernées : IMP-01 , IMP-02 , IMP-03

Réponse :

La fonction Saisie en masse permet de créer en une seule action un grand nombre de fiches à partir de données sous forme tabulaire (tableau), c’est à dire sous forme de lignes et de colonnes où une ligne correspond à une fiche et une colonne à un type de données.

Trois types de saisie en masse :

  • Saisie sur les fiches

  • Saisie sur les mots-clés

  • Saisie sur les libellés de l’interface

Préparation des données à importer

La préparation des données sous forme tabulaire est très importante. La réussite de l’importation en dépend.

sur les fiches

Pour importer les données dans un corpus de fiche, il faut préparer le tableau et son contenu en respectant

  • l’ordre des colonnes = champs de la fiche

  • les libellés des colonnes = nom technique des champs

  • les données dans chaque colonne = aux données des champs de la fiche

sur les mots-clés

  • le libellés des colonnes = nom technique des champs

  • les données dans chaque colonne = aux données du type de thésaurus : par exemple un mot-clé avec idalpha aura deux colonnes, idalpha et lib_fr (pour libellé en français).

Champs à traiter

Aucun champ n’est obligatoire. Si un champ est absent, il sera vide.

Si le champ idcorpus est absent, les fiches se verront attribuer un numéro automatiquement, sinon elles prendront le numéro indiqué. Si le numéro est déjà attribué à une fiche existante, un message d’erreur sera généré.

Si le champ lang est absent, les fiches se verront attribuées la langue de travail de l’administrateur qui réalise l’import. Si le champ est présent, sa valeur doit être un code de langue valide, sinon un message d’erreur sera généré.

Il est possible d’indiquer dans le même tableau l’indexation ou le liage de la fiche (les liens entre fiche). Pour cela, on indique le nom du thésaurus ou du corpus sous la forme thesaurus_{nom} et corpus_{nom}

Dans le cas particulier d’un champ propriété correspondant à une personne (par exemple fiche annuaire personne) on a le choix entre un champ unique ou un champ pour chacun des quatre sous-champs (nom, prénom, nom avant, original) sachant qu’aucun n’est obligatoire.

De manière générale, les données des différents champs seront traitées exactement de la même manière que lors de la création d’une fiche via le formulaire de saisie.