Gérer une fichothèque avec le logiciel BDF

Commande : THS-05 Permission d’ajout par un utilisateur standard

Cette commande permet d’autoriser sous certaines conditions des ajouts dans le thésaurus directement à partir d’une formulaire d’une fiche dans lequel ce thésaurus est inséré et ce, sans que la personne n’ait des droits particuliers sur ce thésaurus. Les options offertes diffèrent fortement suivant le type du thésaurus en question (avec identifiant alphanumérique, babélien, multilingue).

Thésaurus avec identifiant alphanumérique

La seule option disponible est la suivante :

  • En référence à une source extérieure : l’idée de cette option est de remplir le thésaurus en interrogeant une source de données existantes. Les seules exigences pour cette source sont que les données soient identifiées par un code (qui deviendra l’identifiant alphanumérique du mot-clé), proposent des libellés en plusieurs langues et qu’elles soient accessibles via une API. Lorsque la personne fera une recherche dans le thésaurus, la recherche portera en fait sur la source de données extérieures et proposera les codes disponibles. À l’affichage, un lien est fait vers la page d’origine de la donnée. La création de codes autre que ceux de la source ne sont pas autorisées via le formulaire. En revanche, les outils d’administration du thésaurus restent identiques, des mots-clés hors de la source peuvent être ajoutés par une personne administratrice. Pour le moment, une seule source est proposée : Wikidata.

Thésaurus babélien

C’est pour ce type de thésaurus que les options sont les plus nombreuses. Ce n’est pas surprenant car le choix d’un thésaurus babélien plutôt que multilingue est surtout justifié par l’utilisation d’une de ces options. Elles sont les suivantes :

  • Transfert des ajouts dans un autre thésaurus : l’ajout n’est pas autorisé mais tout libellé nouveau est inséré dans un autre thésaurus qui doit, lui aussi, est babélien, la langue du mot-clé étant la langue de travail de la personne

  • Ajout autorisé : tout libellé inconnu est transformé en mot-clé du thésaurus dans la langue de travail de la personne (cette option permet d’avoir des mots-clés libres)

  • Ajout autorisé après vérification dans d’autres thésaurus : cette option est similaire à la précédente, sauf qu’avant de créer le nouveau libellé, une vérification est effectuée sur les thésaurus listés), si un mot-clé existe avec le libellé dans la langue de travail, le nouveau mot-clé n’est pas créé et un lien est fait entre la fiche et le mot-clé existant.

  • En référence à une source extérieure : l’idée de cette option est similaire à celle disponible pour un thésaurus avec identifiant numérique, à ceci près qu’elle est adaptée pour une source où les données sont identifiées par un numéro, ont un titre unique et une langue unique. L’exemple typique est celui des fiches d’un corpus d’une autre fichothèque ! C’est d’ailleurs la seule possibilité offerte pour le moment et elle n’est disponible que dans le cas des fichothèques multiples avec partage de l’authentification. L’option Corpus d’une autre fichothèque demande d’indiquer le nom technique de la fichothèque ainsi que celui du corpus. Les identifiants des mots-clés du thésaurus correspondront alors à ceux des fiches du corpus d’origine.

Note : dans le cas de la référence à une source extérieure, l’appel à la source est systématique au moment de la création mais les suppressions dans la source d’origine ne sont pas répercutées automatiquement, il faudra supprimer la référence « manuellement ».

Thésaurus multilingues

Pour ces thésaurus, l’ajout n’est pas possible car la seule option est la suivante :

  • Transfert des ajouts dans un autre thésaurus : l’ajout n’est pas autorisé mais tout libellé nouveau est inséré dans un autre thésaurus qui doit être, est babélien, la langue du mot-clé étant la langue de travail de la personne. En général le thésaurus babélien de destination a, lui, comme option Ajout autorisé après vérification dans d’autres thésaurus. Cela permet de mettre en place un mécanisme de « mots-clés candidats ». Quand la personne saisit un mot-clé qui n’existe pas encore, il est stocké en attente dans le thésaurus babélien. Aux personnes chargées de l’administration de décider d’intégrer le nouveau mot-clé dans le thésaurus principal.

Procédures