Gérer une fichothèque avec le logiciel BDF

Comment faire référence à des fiches d’un corpus d’une autre fichothèque ?

Pour le moment, cette possibilité n’est offerte que dans le cas des fichothèques multiples qui partagent l’authentification. L’idée est de créer dans la fichothèque de destination un thésaurus qui va servir d’intermédiaire en stockant dans la fichothèque de destination les références aux fiches de la fichothèque d’origine. La procédure est en deux étapes :

Première étape : création du thésaurus intermédiaire

Le thésaurus en question doit être de type babélien. En effet, les mots-clés d’un thésaurus babélien ont des caractéristiques proches de celle sdes fiches : un numéro d’identification, un libellé unique (un titre dans le cas d’une fiche), une indication de langue unique qui ne se limite pas aux langues de travail de la fichothèque.

Une fois le thésaurus créé, il faut aller dans et dans les options de la commande THS-5 « Permission d’ajout par un utilisateur standard », choisir l’option En référence à une source extérieure puis la sous-option Corpus d’une autre fichothèque et indiquer le nom de la fichothèque d’origine et le nom du corpus.

Par ailleurs, le thésaurus est un thésaurus comme n’importe quel thésaurus et toutes les commandes habituelles sont disponibles.

Deuxième étape : configuration des insertions du thésaurus dans le formulaire d’une fiche

L’option de référence à une source extérieure va être réellement opérationnelle quand le thésaurus est inséré dans le formulaire d’une fiche.

Uen fois l’insertion faite, il est conseillé (mais nullement obligatoire) de choisir dans Options des composants la valeur « Similaire à une fiche » dans la liste déroulante Type de saisie. L’interface de saisie du thésaurus dans le formulaire ressemblera alors fortement à celle correspondant à l’insertion d’un corpus ce qui permettra de le distinguer des thésaurus « classiques ».

On notera qu’à l’affichage de la fiche, un lien cliquable est proposé comme pour le lien avec une fiche de la même fichothèque. Si la personne possède un identifiant de connexion identique dans la fichothèque d’origine, elle pourra accéder à la fiche, sous réserve qu’elle possède les droits dans la fichothèque d’origine (on notera également que si la fichothèque d’origine a des droits particuliers, il faudra reproduire ces droits pour le thésaurus intermédiaire dans la fichothèque de destination pour que la personne ne puisse pas lister les fiches existantes).

La seule différence avec une fiche de la même fichothèque, c’est que le lien n’est pas symétrique ! La fiche d’origine ignore complètement qu’un lien a été fait avec elle.