Gérer une fichothèque avec le logiciel BDF

D’après le Larousse, une fiche est une « [f]euille de papier ou de carton rigide, utilisée pour prendre des notes, enregistrer des indications, etc., et classée avec d’autres documents de même format dans un fichier. ».

Dans le monde numérique, le carton rigide a disparu mais l’idée de classement d’informations structurées suivant un format donné demeure : note de lecture, notice bibliographique, fiche d’expérience, entrée d’annuaire, comptes-rendus de réunion, la liste n’est pas close.

Le mot « fichothèque » est un néologisme proposé pour désigner une base de données composées principalement de fiches et des éléments nécessaires pour les organiser : thésaurus, nomenclature et autres indexations.

De nombreux logiciels sont susceptibles de gérer une fichothèque. Des systèmes de gestion de contenu (CMS) comme Spip ou Wordpress peuvent être utilisés pour cet usage. Quand un site propose une partie « Ressources documentaires », par exemple, on peut considérer qu’il inclut une fichothèque dans son système d’information.

On peut également citer les logiciels de gestion de bibliothèque ou de centre de documentation comme PMB ou les systèmes de gestion électronique de documents (GED) qui manipulent l’information sous forme de fiches.

Aucun logiciel n’a donc l’exclusivité de la gestion d’une fichothèque. Le logiciel BDF dont il est question ici a comme particularité de se concentrer sur les fiches, de donner une grande liberté de configuration des formats et de permettre de multiples indexations.

Le logiciel est né au sein de la fondation Charles Léopold Mayer (FPH). La réflexion sur la gestion de la mémoire interne date des années 1980 et s’est posée dès l’introduction du traitement informatique voire avant. Un première système fut mis en place au début des années 1990.

BDF est né en 2002 comme nouvelle génération du système d’information interne. Il suit une architecture client/serveur classique : BDF fonctionne avec un serveur Tomcat et est accessible via un navigateur internet.

La question de la réutilisation de ces développements par d’autres structures que la FPH s’est posée dès le début. En faire un logiciel libre était une évidence mais la route a été longue pour passer d’un outil spécifique à une organisation à un outil générique réutilisable et adaptable facilement.

Le développement du logiciel BDF est assuré par la société Exemole avec le soutien intellectuel et financier de la FPH. Les axes de développpement sont directement liés à l’émergence de nouveaux besoins identifiés en interne par la FPH et par ses partenaires proches qui utilisent également l’outil.

Les promoteurs du logiciel espèrent que la mise à disposition dans un dépôt public du code et sa documentation feront émerger de nouveaux usages et ouvriront de nouvelles pistes de développement.

Ce site est fait pour ça. Vous pouvez commencer par le tester en ligne ou le télécharger pour le tester sur votre ordinateur ou votre serveur.

Plutôt qu’un manuel difficile à maintenir et que personne ne lit, nous avons préféré une banque de connaissance qui se constitue au fur et à mesure des questions qui nous sont posées.

BDF sont les initiales de Base De Fiches, le nom initial avant que soit promu le néologisme « fichothèque ». Ces initiales étant largement utilisées au sein du code pour désigner des élements spécifiques, elles ont été conservées. Cela permet en outre de distinguer le logiciel (« BDF ») du concept (« fichothèque ») qui va au delà du logiciel. Comme il a été dit plus haut, de nombreux logiciels peuvent servir à gérer une fichothèque.

Comme d’usage dans le monde du logiciel libre, un animal a été choisi comme mascotte de fichothèques et le choix s’est porté sur l’ibis sacré qui, en Égypte antique, était associé au dieu Thôt, dieu de la sagesse et protecteur des scribes. En France, l’ibis sacré fait polémique car il est considéré comme une espèce invasive.

Le logo du logiciel BDF est, lui, inspiré d’un hiéroglyphe représentant un ibis et signifiant le dieu Thôt. La page Crédits indique les sources d’inspiration de ces deux images.