Comment indexer une fiche avec des mots-clés ?

L’indexation permet d’attribuer des mots-clé à une fiche. C’est une fonction essentielle, pour à la fois structurer et rechercher les informations contenues dans les fiches.

Plusieurs thésaurus existent dont le nombre dépend de votre fichothèque. Chaque thésaurus correspond à une liste regroupant les mots-clés par catégorie. Par exemple : thématique, géographique, public/privé, dossier… Les thésaurus les plus importants sont directement accessibles dans le formulaire de saisie de la fiche. Ils sont tous disponibles quand on clique sur la fonction Indexer sous le titre d’une fiche.

La procédure d’indexation reste identique que l’on indexe directement dans le formulaire de saisie d’une fiche (lors de sa rédaction) ou en cliquant ensuite sur la fonction Modifier.

Plusieurs formats de champs d’indexation sont proposés :

• Liste déroulante : sélection d’un seul mot-clé possible

• Bouton radio : sélection d’un seul mot-clé possible

• Case à cocher : sélection multiple de mots-clés

• avec la fonction ++ Rechercher des mots-clés dans un thésaurus

A - Indexer dans le formulaire de saisie

Pour les trois premiers formats (menu déroulant, bouton radio, case à cocher), la sélection du ou des mots-clés se fait à l’aide de la souris.

La fonction recherche de mots-clés ++ se fait comme suit :

• 1. dans le formulaire de saisie de la fiche, cliquer sur le symbole  ++ Rechercher des mots-clés dans un thésaurus d’un des champs d’indexation. Une fenêtre de recherche s’ouvre ;

• 2. dans le champ Recherche, tapez le mot-clé. Vous pouvez taper un mot ou une série de caractères, tous les caractères ou mots se situant devant ou à la fin du mot-clé saisi seront pris en compte dans le résultat de la recherche ;

• 3. cliquez sur le bouton Rechercher, le ou les mots-clés contenant les caractères saisis s’affichent dans le cadre Propositions

• 4. cliquez sur le mot-clé recherché. Celui-ci s’affichera dans le cadre Sélection

! Quand plusieurs propositions de mot-clé s’affichent dans la fenêtre, vous pouvez en sélectionner jusqu’à 5 avant de valider

• 5. Cliquez sur le bouton Valider, le ou les mots-clés s’insèrent dans le champ correspondant.

B - Indexer une fiche avec la fonction « Indexer »

Une fois la fiche saisie et enregistrée, l’indexation peut se faire avec la fonction Indexer sous le titre de la fiche dans la colonne de gauche.

S’affiche alors dans le cadre de travail tous les champs d’indexation de la fiche. Ces derniers utilisent tous la fonction Rechercher des mots-clés dans un thésaurus

Cette fonction d’indexation est surtout utilisée quand plusieurs fiches doivent être indexées ou bien quand un corpus de fiche contient des champs d’indexation non présents dans son formulaire de saisie. Très utile quand seule une personne est autorisée à codifier ces fiches avec par un exemple un mot-clé de validation.

• Cliquez sur la fonction Indexer sous la fiche sélectionnée dans la colonne de gauche

Dans le cadre de travail, s’affiche l’ensemble des champs d’indexation de la fiche. Suivez la même procédure décrite ci-dessus.

Attention : les mots-clés seront enregistrés seulement une fois la fiche validée.